О том, что 8-часовой рабочий день — не оптимальное для продуктивности значение, а «подарок» индустриальной революции и необходимости в свободном времени для роста потребления — известно широко. И тем не менее, мы не только придерживаемся заветной цифры 8, но и поддаемся азарту трудоголизма, проводя за работой куда больше времени.
Но используем ли
мы его максимально эффективно?
В наше время принцип «быстрее, выше, сильнее» относится не к спорту, а ко всей жизни. Реализовать свой потенциал по-максимуму, успеть все и всюду, воплотить в жизнь амбициозные планы — это ли не прекрасно. И все же в перфекционистском драйве не стоит забывать, что мы все-таки не машины, и работать в режиме «max» заданное и часто превышающее 8 часов время не способны физически.
Исследователи единодушно сходятся во мнении, что человек располагает определенным запасом психологической энергии, в том числе позволяющей нам сосредоточить все силы на конкретной задаче. И этот запас исчерпаем. После того как источник истощается, эффективность резко падает. Хорошая новость — «батарейки» можно подзарядить, и для этого не понадобится брать билет на необитаемый остров. Восстанавливать психологические силы можно прямо в течение дня, и поможет этому продуманное структурирование рабочего времени.
Больше — не значит лучше
Скрупулезные статистики предупреждают — «синдром выгорания» burnout встречается все чаще, причем подвержены ему не «середняки», а именно увлеченные профессионалы, до поры до времени «горящие» своим делом. А согласно исследованиям American Journal of Epidemiology, те, кто работал более 55 часов в неделю, с контрольными тестами справлялись хуже, чем сотрудники, соблюдающие 40-часовую рабочую неделю. Дело все в том же запасе психологической энергии: наш мозг довольно быстро устает от обработки большого количества информации и принятия решений, поэтому способность фокусироваться на проблеме стремительно падает, если заниматься ей слишком долго.
Самое время вспомнить метод Парето: 80% задач можно решить за 20% времени, остальные восемьдесят процентов времени уйдет, увы, на решение только двадцати процентов задач. А значит те самые 20% нужно использовать максимально эффективно.
Структурируем рабочий день
Избежать ловушки истощения запасов психологической энергии можно, структурируя рабочий день и чередуя активное решение задач и фазы отдыха. Методов немало и определить наиболее подходящий поможет только практика.
Часть исследователей ориентируется на физиологические биоритмы человека: согласно этой концепции, наш разум наиболее сосредоточен на решении конкретного вопроса в течение 90-120 минут. Затем следует сделать перерыв на 20-30 минут.
Практический эксперимент Draugiem Group показал, что продуктивнее всего работали те, кто уделял решению задач 52 минуты, а затем отдыхал 17 минут.
Метод, который можно смело назвать классикой тайм-менеджмента, — «техника помидора» предполагает сеты по 25 минут работы и 5 минут отдыха. Слишком короткие отрезки деятельности? Возможно, однако проявите снисходительность — метод был сформулирован еще в 80-х годах, а для измерения отрезков времени его создатель Франческо Цирилло использовал вещь, которую в то время можно было найти практически в каждом доме — кухонный таймер. В виде помидора. Мода, что поделать. Сторонники «техники помидора» и в наши дни предпочитают электронным таймерам теплый механический звук тикающего кухонного.
После четырех «помидоров» по 30 минут (работа плюс перерыв) следует устроить более продолжительный отдых в 15-30 минут.
Какой бы метод вы не выбрали — ничего не мешает стать автором и собственной техники, главное, чтобы вам было удобно и структурирование рабочего дня не вызывало дискомфорт — придерживайтесь заданного интервала. Все, что отвлекает, внесите в отдельный список и вернитесь к прерванной задаче, а этому вопросу посвятите следующий «помидор». Если таймер еще тикает, а задача выполнена, используйте это время для саморецензии и еще раз просмотрите результаты работы.
Еще одна ловушка — отвлекающие факторы. Увы, человеческий мозг, как бы нам не хотелось иного, гораздо эффективнее справляется с задачами последовательно, параллельное же решение нескольких вопросов сказывается на оперативности не лучшим образом. Однако реальность стучится в WhatsApp, Skype, присылает e-mail и звонит — и часто все одновременно. Что делать? Отключаться. В идеале — на относительно коротких промежутках «мозгового штурма» от всего лишнего, в крайнем случае оставив один канал для экстренной связи. Большинство оповещений в мессенджерах действительно способно подождать.
Чем заняться в перерыв?
Хотя некоторые авторы книг по тайм-менеджменту считают эффективным такой «отдых», как просмотр ленты в соцсетях или развлекательных роликов на YouTube, значительная часть исследователей, занимавшихся изучением вопроса структурирования рабочего времени, призывает оторваться от компьютера и смартфона. Короткая прогулка, беседа с коллегами на отвлеченные темы или увлекательная книга дадут больший эффект «переключения». Не стоит забывать и об обеденном перерыве — он помогает восстановить запасы не только психологической, но и «физической» энергии.
И, будем реалистичными, список из десятков дел на день в абсолютном большинстве случаев не выполним. Единственное, чему он способствует — ощущению провала и собственного бессилия в конце дня. Имеет смысл выделить несколько приоритетных задач, а остальные занести в отдельный список: удастся добраться до них — отлично, нет — их место в А-листе завтра. Кроме того, составляя список задач, не лишне зарезервировать запас времени на решение препредвиденных вопросов.
