В рубрике «Бизнес» колумнисты Posta da VIP делятся личным опытом в бизнесе — правилами успешных переговоров, адресами лучших ресторанов для делового ужина, советами по поиску партнеров и другими секретами успешного бизнеса.
Катя Холопова делится секретами
организации успешной командировки – от экипировки до инструкций по поведению при форс-мажоре.
Когда мой юный приятель Гриша, сын подруги, был еще совсем мелким, но уже говорящим, на вопрос, где работает мама, он чеканил: «В ка-ман-ди-лов-ке!». Все попытки увлечь младенца рассказами о том, какая вообще-то интересная у мамы работа, в каком прекрасном журнале, с какими замечательными людьми она работает, разбивались о железную логику: уехала так уехала, какая теперь разница, куда и зачем. И вот, вооружившись Гришиной теорией, я берусь осветить эту тему: куда бы нас ни отправили, существуют «основы выживания» в командировке, призванные помочь нам и принести пользу своей компании, и избежать дорожных треволнений, и — что просто обязательно — блеснуть профессионализмом.
Да простят меня мои постоянно разъезжающие друзья — вряд ли я изложу тут что-то новое для тех, у кого страницы в паспорте заканчиваются за несколько лет до истечения его срока действия. Но мир не стоит на месте, поэтому, надеюсь, информация кому-то пригодится. Что ж, так сказать, поехали. В порядке действий.
Подготовка
Подразумевается, что к моменту вылета все пункты расписания ваших действий на месте уже организованы. Но, если есть время и возможность, не поленитесь отточить все малейшие подробности. В аэропорту вас встретят? А подготовлен ли водитель относительно вашей возможной задержки из-за паспортного контроля, не начнет ли в панике кружить по аэропорту, не уедет ли в уверенности, что клиент не прилетел? Столик в ресторане заказан — а так ли он расположен, как вам и вашим визави предпочтительно? Куда выходят окна номера в отеле? И так далее. Детали, везде детали, все в деталях. Чем меньше их осталось на момент, когда вы уже приехали, тем лучше.
Техническая экипировка
Сегодня слова «я в командировке, не могу говорить/не вижу почту» звучат диковато. Вопрос удаленного доступа надо решить или посредством соответствующих гаджетов и функций, или хотя бы по старинке — чтобы в офисе остался ответственный помощник, который стал бы вашими глазами и ушами. Вот только сможет ли он стать вашим мозгом?.. Плюс разница во времени — вам же не кажется хорошим тоном играть в «Дьявол носит Prada», то есть будить ни в чем не повинного человека с требованием решить вашу мегапроблему с поиском такси на другом конце света? Мне однажды пришлось, правда, к счастью, в рабочее время и в реально безвыходной ситуации, просить срочно найти в интернете телефон ресторана. Не думаю, что когда-нибудь забуду это чувство «я бездарный начальник-сатрап из каменного века». Лучше все-таки гаджеты. Из самых полезных функций:
— Объединение всех контактов, то есть все телефоны и электронные адреса в одной книжке/базе. Чтобы не набирать ничего вручную и не мучиться поисками. (Подразумевается, что такой этап, как объединение в одном аппарате телефонной связи, почты и бесперебойного интернета, уже пройден).
— Надежный электронный календарь, который настроится на местное время и будет вовремя выдавать вам напоминания о каждой встрече и о необходимости заранее выдвигаться по нужным адресам (желательно с картой, то есть геолокатором). Конечно, при условии, что вы не поленитесь тщательно внести в него все свое расписание.
— Голосовой набор, запись и расшифровка голосовых записей. Необходимо не только журналистам для обработки интервью, но и всем занятым, спешащим, поставленным в услоия дедлайна. А также на случай непредвиденных ситуаций в чужой стране (да не случится с вами ничего такого!).
— Программы для мобильных устройств, читающие любые файлы. Меня однажды на границе попросили показать программу конференции, на которую я ехала. Да, я была в тренировочном костюме, благоухала Neroli Portofino Тома Форда, блистала отсутствием макияжа и дурацкой косичкой, а дело было в Майами, так что основания для скептицизма в мой адрес возникнуть теоретически могли. Но молниеносный вывод документа на экран смартфона — и пограничники еще долго отдавали честь мне вслед.
— И, конечно, у вас должна быть надежная техническая подстраховка от любых неожиданностей — ваша IT-служба должна вас вести, как диспетчерский центр самолет. Если компания требует от вас высокой ответственности и оперативных действий, она должна обеспечить вам маттехчасть.
Гардероб
1. Нет, универсальных немнущихся нейтральных вещей в командировке много не бывает.
2. Нет, вы не успеете «на месте купить что-нибудь подходящее». Ну, то есть, бывает, что счастливчики и успевают — но что если задержится самолет, случится пробка, в магазине не окажется именно вашего размера, принимающей стороне вздумается спонтанно пригласить вас на коктейль перед ужином?
И, кстати о «подходящем»: всегда внимательно читайте предотъездные инструкции. В наши дни редко какой организатор будет диктовать дресс-код просто из прихоти, поэтому, если вы видите просьбы, указания и ограничения относительно одежды или обуви, отнеситесь к ним серьезно. Еще одно воспоминание из разряда «never again»: однажды я не обратила особо, отдельно и повторно внимание пресс-группы на просьбу явиться на экскурсию по производству в устойчивой обуви с закрытыми носком и пяткой. Я сидела с ними в приемной, выдавая милую болтовню и уверенные улыбки, а мои коллеги из штаб-квартиры в это время на коленях молили главу службы безопасности сделать исключение для самых красивых и профессиональных в мире, но слегка босоногих и немного окаблученных леди (и это в Америке — исключение-то!). А потом еще все хоровым речитативом извинялись за эту досадную заминку.
Бьюти-режим
Мое почти самое любимое (самое-самое — в следующем пункте)! Про бьюти-режим, конечно, написано еще больше, чем про гардероб, и все наизусть знают мантры о воде (пить как можно больше) и увлажнении кожи (увлажнять всеми силами), но дайте я попробую развенчать парочку мифов:
— Обезвоженность в перелете. Она, с вашего позволения, не наступает прямо именно в эти часы, даже если их не два-три, а все двенадцать. Как любой орган в нашем организме, кожа, как правило, не «вдруг» преображается и внезапно капризничает. Она сообщает вам свою реакцию на то, как вы с ней обращались на протяжении некоего отчетного периода. Она должна у вас быть в принципе «довольна», как выражается один мой друг, совершенно не специалист и вообще диджей. Стабильный, тщательно подобранный режим ухода и минимум радикальных экспериментов — и летайте хоть каждую неделю. Посмотрите: даже средства, заявленные как антистресс для кожи, как правило, предписаны к началу использования ДО этого самого стресса (командировки, интенсивного солнца, жестких процедур и т.п.) — а потом во время и обязательно после. Поэтому: 1) если во время перелета ваша кожа выдала что-то совершенно необычное, отнеситесь к этому внимательно, а в идеале найдите и посетите хорошего медика, 2) начните подготовку к любому путешествию с установления и соблюдения эффективного постоянного режима ухода в принципе. А спецсредства запасите, конечно, но не полагайтесь на них как на панацею.
— Если вы летите в любое место, расположенное южнее вашего обычного места проживания, вам нужны, необходимы солнцезащитные средства или хотя бы SPF в средствах ежедневного использования. Если вам кажется, что в пункте вашего назначения «в принципе не жарко» или «не так уж и солнечно», это иллюзия. Сегодня расположение солнца, состояние озонового слоя (он вроде бы высоко, но неуклонно бомбардирует нас окисляющими частицами) и атмосферы (а вот она прямо у нас перед носом и переживает не лучшие времена) — факторы стопроцентной опасности для здоровья. При всем уважении к нашим мамам и бабушкам, когда они говорят, что защита от солнца — глупости, и вот они, мол, загорали сутками и нам того же желают для укрепления нашего хрупкого здоровья, они просто апеллируют совсем к другим временам. Экология ухудшается не просто быстро, а стремительно, и, при том, что нам все еще доступно наслаждаться красотами и чудесами нашей природы, мы уже не можем позволить себе не защищаться. Между прочим, именно солнце — причина проявления подавляющего большинства признаков старения (а не «обезвоженность во время перелета»).
Сервис
И вот мой конёк номер один — сервис.
Кто-то наверняка сейчас подумает, что я буду свысока ругать персонал в отелях и делиться советами, как поставить на место официантов. Но нет! Все совсем наоборот. Ставить на место надо нас с вами — на правильное место в уже хорошо организованном и отлично функционирующем мире. Нам всем надо срочно учиться «дополучать» сервис, то есть не упускать того, что нам полагается:
— Будьте любознательны. «Хороший клиент — любопытный клиент», говорит ресторатор Евгений Каценельсон. Не смешите сотрудников сервиса высокомерным отрицанием всего нового, местного, оригинального и отказом от рекомендаций и подсказок. Ваши консьерж, метрдотель и водитель, а также консультант в магазине вашей любимой марки — кладезь знаний о том, что и где в данной местности интересно, ново и актуально. Открытия, экономия времени, рекомендации и прочие бонусы гарантированы.
— «Использовать по назначению»: были (правда, давно) времена, когда я и не подозревала, какую гигантскую часть работы может снять с плеч организатора командировки или принимающей стороны такой прекрасный человек, как консьерж в отеле. Доступ в самые придирчивые рестораны в самое востребованное время — это самое малое. Не надо выискивать, держать в уме, записывать на бумажках и пытаться воспроизвести пойманному на улице таксисту адреса, пароли и явки. Один разговор с консьержем — и «принесут сами на блюдечке с голубой каемочкой». Не стесняйтесь и не жалейте времени на то, чтобы запрашивать у всех сотрудников сервиса максимум того, на что они уполномочены, — и вы не поверите, как много вы получите.
— Обращайтесь по имени. Бэджик на форме — не просто так, а для использования по прямому назначению. Если нет бэджика, не стесняйтесь спросить, человеку будет приятно. И не только: совокупность последствий может вас приятно удивить. Показывая, что вы не жалеете пустякового усилия, чтобы запомнить имя, вы помещаете себя в категорию особых клиентов, внимательных к мелочам, и получаете соответствующим образом отформатированные услуги.
— …И так далее в том же направлении: улыбайтесь (не бойтесь — персонал не воспримет это как приглашение к интиму!), спрашивайте о погоде и природе, делайте комплименты заведению, мастерству шефа, плодам трудов архитектора. Воздастся однозначно. Потому что есть некий минимальный обязательный уровень сервиса, который профессионально, но формально окажут клиенту — агрессивному мизантропу, а есть «сервис от души», и это совсем другая история.
Форс-мажор
Ну и, наконец, о серьезном, то есть о такой вещи, как форс-мажор. Я, конечно, имею в виду «канцелярский», не настоящий, — когда не пришла машина, разбился стакан, шумит водопровод в номере и тому подобное. (Ибо на случай настоящего есть совсем другие, соответствующие указания, которые, кстати, надо всегда внимательно изучать, — в самолете, в отеле, в городе.) Вот, по моему опыту, что поможет срочно исправить или, по крайней мере, сгладить нежелательную ситуацию, а в идеале вообще ее предотвратить.
— Держите все гаджеты заряженными, исправными и на связи и носите с собой зарядные устройства. Добавить к этому нечего.
— Держите всю информацию при себе наготове — номера телефонов (в том числе служб чрезвычайных ситуаций), броней и подтверждений, рейсов и всего прочего. Любое промежуточное звено может, к сожалению, в любой момент подвести. См. пункт про подготовку в самом начале.
— Изучите специфику места назначения, в том числе основы административного законодательства, чтобы не попасть в ряды правонарушителей за невинные, с нашей смелой российской точки зрения, действия. Эта информация есть на сайтах крупных туристических компаний в разделе о соответствующей стране и, конечно, в путеводителях.
— Очень и очень внимательно отнеситесь ко всем соглашениям со всеми поставщиками услуг и с правилами их работы (авиакомпания, отель и далее по списку). Твердо знайте, что вам полагается, а что для вас вовсе не обязаны делать. Если вас что-то не устраивает, проясните вопрос заранее.
— И не переставайте улыбаться и всем видом показывать, что все не так плохо и вполне поправимо, причем предположительно поправимо за минуту. Если вы — «пострадавшая сторона», вполне вероятно, что вы загипнотизируете и простимулируете виновных и они, поддавшись установке, все мигом поправят. Если же вы сами невольно создали проблему, вы не поддадитесь панике и агрессии, сохраните ясность ума и быстрее найдете выход. Более того, симпатичному человеку — чисто по-человечески — помогут скорее и охотнее и вложат дополнительные усилия. Серьезность вашей проблемы оценят по внятности изложения, а не по децибелам и лексикону.
Счастливого пути!
